Cẩm nang vận hành quán từ A đến Z

Mở sơ đồ bàn

Vào mục "Bàn ăn" (Sơ đồ bàn ăn). Mỗi bàn có màu trạng thái: xanh là Trống, đỏ là Đang dùng. Bấm vào một bàn còn Trống để bắt đầu tạo đơn.

Chọn món từ thực đơn

Trong modal "Thêm món", chọn Nhóm món ở đầu danh sách rồi bấm vào từng card món để thêm vào Giỏ hàng bên phải. Món hết hàng sẽ bị mờ và không chọn được.

Điều chỉnh số lượng & ghi chú

Trong giỏ hàng, tăng/giảm số lượng từng món, xoá món không cần. Thêm Ghi chú cho bếp (ví dụ "ít cay", "không hành") để phiếu bếp hiển thị đúng yêu cầu của khách.

Xác nhận đặt món

Bấm "Đặt món". Bàn chuyển sang trạng thái Đang dùng và các món được gửi tới đúng màn hình bếp realtime. Muốn có phiếu giấy ngay thì bấm "Đặt món & In bếp" - hoặc bật tự động in một lần trong Cài đặt để khỏi phải bấm nữa.

Gọi thêm món trong cùng lượt

Khi khách gọi thêm, mở lại bàn Đang dùng và bấm "Thêm món" - các món mới sẽ được đẩy lên bếp như một đợt mới mà không ảnh hưởng tới đơn đã gửi.

Cách tạo đơn khác

Có thể tạo đơn từ mục "Đơn hàng" → "Tạo đơn mới" (chọn Bàn), hoặc bật QR đặt tại bàn để khách tự quét mã và gọi món trực tiếp trên điện thoại.

Mở bàn cần thu

Bấm vào bàn Đang dùng (màu đỏ) để mở khung chi tiết bên phải. Tại đây bạn thấy toàn bộ các đơn của bàn và tổng tiền cần thanh toán.

Bấm Thanh toán & chọn phương thức

Chọn "Thanh toán" rồi chọn phương thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản (VietQR). Nếu quán đã cài tài khoản nhận tiền trong Cài đặt, hệ thống hiển thị mã QR đúng số tiền để khách quét; chưa cài thì khách chuyển khoản thủ công, thu ngân vẫn chốt được đơn.

Xác nhận đã nhận tiền

Bấm "Xác nhận". Chuyển khoản có thể tự động xác nhận khi hệ thống nhận được tiền, hoặc thu ngân bấm "Đã nhận tiền" để chốt. Bàn sẽ về trạng thái Trống sau khi thanh toán xong.

Tách bill khi khách chia tiền

Trước khi thanh toán, dùng "Tách bill" để chia hoá đơn theo 3 kiểu: Chia đều theo số người, Tùy chỉnh số tiền, hoặc Theo món từng người gọi.

Hoàn tiền khi cần

Với giao dịch đã thanh toán, bấm "Hoàn tiền", nhập số tiền và lý do. Có thể hoàn toàn phần hoặc một phần; giao dịch hoàn sẽ được ghi nhận vào báo cáo.

Gộp bàn

Trong khung chi tiết của bàn Đang dùng, bấm "Gộp bàn" rồi chọn bàn đích. Mọi đơn của bàn nguồn dồn về bàn đích, bàn nguồn tự chuyển về Trống.

Chuyển bàn (chuyển đơn)

Bấm "Chuyển bàn": bước 1 chọn các đơn cần chuyển, bước 2 chọn bàn đích còn Trống. Dùng khi khách chuyển sang một bàn khác giữa chừng.

Phân biệt với Tách bill

"Tách bill" chỉ xuất hiện lúc thanh toán để chia hoá đơn - không di chuyển đơn giữa các bàn. Chọn đúng chức năng để tránh nhầm lẫn số liệu.

Tạo nhóm món

Vào "Thực đơn" → "Thêm nhóm món", đặt tên và chọn màn hình bếp. Nhóm món PHẢI ra ít nhất một màn hình - để trống lúc tạo thì hệ thống cho ra tất cả màn hình.

Thêm món

Bấm "Thêm món": nhập Tên món, chọn Nhóm món, đặt Giá, viết Mô tả và tải Ảnh món ăn để hiển thị đẹp trên màn hình gọi món và QR.

Bật theo dõi tồn kho

Bật "Theo dõi tồn kho" cho món cần quản lý số lượng, nhập Số lượng hiện tại và ngưỡng cảnh báo. Khi gần hết, hệ thống báo để bạn kịp nhập thêm.

Quản lý bán hằng ngày

Bật/tắt trạng thái Còn/Hết để đánh dấu món còn bán trong ngày. Bấm "Nhập kho" khi bổ sung hàng để cập nhật lại số lượng tồn.

Tạo vai trò

Vào "Vai trò", tạo hoặc sửa một vai trò như Thu ngân, Phục vụ, Bếp, Bar. Đặt tên vai trò rõ ràng để dễ gán và định tuyến thông báo về sau.

Cấu hình bộ quyền

Trong vai trò, tick quyền theo từng nhóm (Đơn hàng, Bàn, Thực đơn, Thanh toán, Màn hình bếp, Nhân viên…) rồi bấm "Lưu quyền". Chỉ bật những quyền vai trò đó thực sự cần.

Thêm nhân viên vào quán

Vào "Nhân viên" → "Thêm vào quán", đặt tên đăng nhập và mật khẩu cho nhân viên rồi chọn Vai trò. Mỗi nhân viên gắn với đúng một vai trò.

Đưa thông tin đăng nhập cho nhân viên

Nhân viên đăng nhập bằng Mã quán + tên đăng nhập + mật khẩu bạn vừa đặt. Quên mật khẩu thì vào lại "Nhân viên" cấp mật khẩu tạm, họ sẽ được yêu cầu đổi ngay lần đăng nhập kế tiếp.

Tạo màn hình bếp

Vào "Cài đặt" → "Màn hình bếp" → "Thêm màn hình bếp", nhập tên như Bếp, Bar, Nướng và chọn màu - phần cấu hình kỹ thuật hệ thống tự lo.

Chia món cho từng màn hình

Trên bảng cột, chạm vào một nhóm món để "Chuyển sang", "Cũng ra" hoặc "Bỏ khỏi" một màn hình. Nhóm món PHẢI ra ít nhất một màn hình - không có thì món không hiện cho bếp. Đơn đang chờ đổi màn hình ngay, và thông báo hiện ra có nút "Hoàn tác" nếu lỡ chạm nhầm.

Món lẻ ra màn hình riêng

Nhóm lẫn món của hai nơi (ví dụ "Combo" có cả món bếp lẫn đồ uống)? Trên màn hình bếp: ⚙ → "Món của <màn hình>", gõ tên món vào ô tìm rồi chạm vào món, chọn màn hình nó phải ra. Hoặc chọn ở ô "Ra màn hình bếp" khi sửa món ở trang Thực đơn. Món đã chuyển riêng thì nhóm có đổi chỗ, món vẫn ở nguyên màn hình đã chọn.

Phân công người trực

Mỗi màn hình chọn những vai trò trực mình (ví dụ Bar chọn vai trò Pha chế). Người trực chỉ thấy đơn có món của màn hình mình - trên màn hình bếp, trong danh sách đơn và trong thông báo. Màn hình không có vai trò nào trực thì KHÔNG AI thấy đơn của nó, trừ người được "Xem mọi màn hình bếp" (thường là quản lý). Nhân viên mở màn hình bếp mà chưa được gán sẽ thấy mã QR - chủ quán quét bằng điện thoại là gán được, hoặc nhân viên bấm "Nhờ chủ quán gán".

Chọn máy in cho từng màn hình

Trên màn hình bếp: ⚙ → "Phiếu in ra". Chọn một máy riêng, in ra máy tổng, hoặc "Không in - chỉ hiện trên màn hình". Chọn "Không in" mà không có máy nào đang hiện màn hình đó thì phiếu tự in ra máy dự phòng, để không đơn nào bị bỏ sót. Bấm "In thử" để chắc giấy ra đúng chỗ.

Sử dụng màn hình bếp (KDS)

Lần đầu mở trên một máy, màn hình hỏi "Máy này là màn hình nào?" - chọn một lần là máy nhớ; muốn đổi thì chạm vào tên màn hình ở đầu trang. Nút ⚙ chia hai phần: "Máy này" (chỉ đổi đúng máy đang cầm) và "Màn hình Bar" (đổi cho mọi máy đang hiện Bar). Bấm "Xong" cho từng món khi làm xong: một lần bấm là món rời khỏi màn hình. Thẻ vừa có món mới vào (kể cả món vừa được chuyển sang từ màn hình khác) sẽ nháy viền xanh. Máy in hỏng thì màn hình hiện dải đỏ ngay dưới thanh tiêu đề.

Giữ màn hình bếp luôn sáng

Trên màn hình bếp: ⚙ → bật "Giữ máy luôn sáng". Màn hình tắt là trình duyệt treo tab và ngừng nhận đơn mới cho tới khi có người chạm vào - công tắc này lưu theo từng máy, nên bật cho tablet treo trong bếp không ảnh hưởng tới điện thoại của ai.

Mang món ra cho khách

Món bếp bấm "Xong" sẽ chuyển sang trang "Chờ mang ra" cho người phục vụ. Bấm từng món khi mang ra, hoặc bấm "Giao hết" khi bưng cả khay của một bàn cùng lúc.

Nhận việc từ thông báo

Với những việc nhiều người cùng nhận được thông báo - khách bấm gọi nhân viên, món khách tự gọi qua QR chờ duyệt - bấm "Tôi nhận" / "Tôi duyệt" ngay trên thông báo để nhận việc rồi đi thẳng tới chỗ xử lý. Thông báo trên máy đồng nghiệp tự thu hồi và ghi rõ ai đã nhận, nên không có chuyện hai người cùng chạy một việc.

Tải & cài Print Agent

Tải bản cài đặt cho macOS hoặc Windows ở nút bên dưới, mở ứng dụng POS Print Agent trên máy có kết nối máy in và đăng nhập đúng quán. Agent sẽ tự kết nối và hiện trong danh sách - bạn không cần nhập địa chỉ, không cần mở cổng trên router.

Kiểm tra kết nối ngay trên agent

Trên cửa sổ Print Agent, thẻ "Máy chủ: đã kết nối" màu xanh nghĩa là máy đã sẵn sàng nhận lệnh in. Nếu báo "đang kết nối lại" thì kiểm tra mạng của máy; nếu báo "phiên hết hạn" thì đăng xuất rồi đăng nhập lại.

Kiểm tra trạng thái agent trên web

Vào "Cài đặt" → "In & máy in". Mỗi máy hiển thị Sẵn sàng / Chưa kết nối / Tắt để bạn xử lý kịp thời trước giờ cao điểm.

Chỉ định máy nào in gì

Cách nhanh nhất: trên màn hình bếp, ⚙ → "Phiếu in ra" → chọn máy của màn hình đó (hoặc bấm "Đổi" ở dòng máy in của từng cột trong "Cài đặt" → "Màn hình bếp", hoặc thẻ "Phiếu bếp in ra đâu" ở "In & máy in"). Ở "Cài đặt" → "In & máy in" thì tắt "In hoá đơn" ở máy đặt trong bếp để bếp thôi nhả bill của khách. Máy không gán màn hình nào là máy TỔNG, in cả đơn - quán một máy in cứ để nguyên.

Bật tự động in phiếu bếp

Bật công tắc "Tự động in phiếu bếp khi đặt món" ở "Cài đặt" → "In & máy in": từ đó mỗi đơn xuống bếp là phiếu tự ra, nhân viên không phải bấm in - kể cả đơn mang về và đơn khách tự đặt qua QR sau khi duyệt. Mặc định tắt.

In tay khi cần

Chưa bật tự động thì bấm "Đặt món & In bếp" ngay ở màn hình đặt món - đơn được ghi và phiếu ra cùng lúc, không phải chuyển sang trang khác. Cần in lại (kẹt giấy, mất phiếu) thì bấm nút máy in ở từng đơn trong "Đơn hàng" hoặc trong khung chi tiết bàn. "In hoá đơn" cho khách vẫn ở khung chi tiết bàn.

Chọn kỳ báo cáo

Vào "Báo cáo" → "Doanh thu". Chọn nhanh Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày, Tháng này, Tháng trước; cần khoảng khác thì chọn "Tuỳ chọn" rồi kéo lịch. Kỳ đang xem được ghi lên đường dẫn, copy link gửi cho người khác là họ mở ra đúng kỳ đó.

Đọc các thẻ số tổng

Hàng thẻ đầu trang cho Doanh thu, Tổng đơn, Đơn hoàn thành, Đơn hủy và Trung bình/đơn. Bấm "So sánh kỳ trước" để mỗi thẻ hiện thêm mức tăng giảm so với kỳ liền trước có cùng độ dài.

Xem biểu đồ doanh thu

Biểu đồ "Doanh thu theo thời gian" gộp theo Ngày / Tuần / Tháng - hệ thống tự chọn đơn vị hợp lý theo độ dài kỳ và bạn vẫn đổi tay được. Bên dưới là tỷ trọng theo hình thức phục vụ và tiền thực thu theo từng phương thức thanh toán.

Tìm khung giờ cao điểm

Biểu đồ "Khung giờ cao điểm" đếm số đơn theo từng giờ trong ngày. Dùng nó để xếp ca và chuẩn bị nguyên liệu cho đúng giờ đông khách.

Xem món bán chạy

Bảng "Món bán chạy" xếp hạng theo doanh thu kèm số lượng bán, số đơn và tỷ trọng trên tổng doanh thu. Lọc theo hình thức phục vụ và chọn Top 10 / 20 / 50 tuỳ nhu cầu.

Xuất CSV & in báo cáo

Nút "Xuất CSV" tải riêng từng bảng (doanh thu theo kỳ, món bán chạy, phương thức thanh toán, khung giờ cao điểm) hoặc tất cả cùng lúc. Nút "In báo cáo" in ra bản gọn chỉ còn số liệu, đã bỏ hết nút bấm và bộ lọc.